Coordonnateur ou coordonnatrice de la gestion des documents

PAL Aerospace est fier de s'associer a SkyAlyne, le maître d'oeuvre du programme de Formation future des equipages de conduite (FAcT), l'initiative de formation de nouvelle generation du Canada destinee a l'Aviation royale canadienne (ARC). Ce programme transformateur redefine la maniere dont le Canada forme ses pilotes, ses officiers des systemes de combat aerien (OSCA) et ses operateurs de capteurs electroniques aeroportes (AES Ops) grâce a un puissant melange de vols en direct, de simulation avancee et d'instruction en classe.

Chez PAL Aerospace, vous ferez partie d'une equipe ou votre expertise est prise en prise au serieux, ou votre evolution de carriere est soutenue et ou vos contributions auront un impact durable.

PAL Aerospace recherche un coordonnateur ou une coordonnatrice de la gestion des documents experimente(e) pour soutenir le programme FAcT et les initiatives de performance ministerielles, de preference base(e) dans notre bureau d'Ottawa, en Ontario. Ce role consiste a superviser la creation, la configuration, l'organisation et la mise a jour des documents du programme afin d'garantir la coherence, l'exactitude et la conformite avec les normes internes et contractuelles. Ce role joue un role essentiel dans le soutien de l'efficacite operationnelle grâce a une gestion efficace du cycle de vie des documents et a la gouvernance de l'information.

Tâches et responsabilites :

• Concevoir et tenir a jour des modeles de documents standardises pour garantir la coherence entre les departements.
• Elaborer et mettre en forme des documents conformes aux normes organisationnelles et aux exigences du programme.
• Configurer les proprietes des documents et les metadonnees pour faciliter la recherche et la categorisation.
• Examiner et reviser les documents afin de verifier leur clarte, leur exactitude et leur conformite aux lignes directrices de mise en forme.
• Etablir et appliquer des conventions de nommage pour rationaliser la recherche de documents et le controle des versions.
• S'assurer que tous les documents suivent les flux de travail d'approbation etablis et sont dument autorises avant leur publication.
• Organiser et gerer les fichiers et dossiers numeriques pour faciliter l'acces, la securite et la conformite reglementaire.
• Mettre en oeuvre et maintenir un systeme de numerotation systematique des documents pour assurer la traçabilite et le controle des versions.
• Gerer et controler la documentation interne et externe.
• Distribuer les documents au personnel concerne.
• Recuperer les documents a la demande des employes.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Maintenir la confidentialite des informations sensibles.
• Preparer des rapports sur l'avancement du developpement des documents.
• Elaborer des processus, former et aider les membres de l'equipe aux procedures et outils de controle des documents.
• Preparer des rapports d'etape pour suivre les jalons du projet et assurer la conformite avec les directives equivalentes du programme.
• Autres tâches attribuees.

Qualifications :

• Diplome d'un programme postsecondaire en controle de documents / soutien aux entreprises, et/ou au moins 4 annees d'experience dans un poste de controle de documents.
• Competences avancees sur MS Word (controles de contenu, metadonnees, macros, documents maîtres, themes, champs et elements rapides, etc.).
• De bonnes competences en communication verbale sont essentielles pour interagir avec les clients et le personnel.
• D'excellentes competences en communication ecrite sont egalement importantes.
• Connaissance des procedures et des normes de gestion des documents.
• Experience dans la creation de structures de fichiers et de conventions de nommage pour des programmes complexes.
• Capacite a suivre des procedures et des processus.
• reactivite et souci du detail.
• Familiarite avec la gestion de projet.
• Connaissance intermediaire d'Excel et connaissance avancee de SharePoint.
• Familiarite avec les systemes de gestion electronique des documents (GED).
• Competences avancees en edition.
• La familiarite avec la norme ISO 2009:2015 est un atout.

Responsabilites en matiere de securite :

Le titulaire doit etre en mesure d'obtenir le niveau d'habilitation de securite du personnel du gouvernement du Canada requis.

Ce que PAL Aerospace vous offre :

• Privileges de voyage personnels avec PAL et ententes interlignes avec d'autres compagnies aeriennes.
• Programmes d'aide aux employes et a leur famille.
• Avantages sociaux complets comprenant l'assurance medicale, dentaire, visuelle et vie.
• Regime de retraite a cotisations determinees.
• Regime d'achat d'actions pour les employes.
• Programme d'aide aux etudes pour les employes.
• Possibilites de croissance.
• Jours PAL entre Noel et le jour de l'An.

PAL Aerospace s'engage a creer un milieu de travail inclusif qui celebre et encourage la diversite, l'equite et l'inclusion, ou chaque personne est reconnue, soutenue et respectee.

Les candidats de tous horizons sont invites a postuler.

Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactes. Merci.

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